W ostatnich latach coraz więcej organizacji pozarządowych profesjonalizuje swoje działania i dostosowuje je do wymogów prawa. Choć temat ochrony danych osobowych może wydawać się zarezerwowany dla dużych firm i instytucji publicznych, NGO – jako administratorzy danych – również muszą przestrzegać ustawy o RODO. Co więcej, przy projektach finansowanych ze środków publicznych lub unijnych, kwestie ochrony danych mogą być kluczowym elementem oceny formalnej i merytorycznej.
Obowiązki NGO w zakresie RODO – co trzeba wiedzieć?
Organizacje pozarządowe bardzo często przetwarzają dane osobowe: beneficjentów, wolontariuszy, darczyńców, pracowników, członków stowarzyszeń czy uczestników szkoleń i wydarzeń. W związku z tym są zobowiązane do:
- zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych,
- realizacji obowiązku informacyjnego,
- zawierania umów powierzenia danych,
- prowadzenia rejestru czynności przetwarzania (jeśli spełnione są określone warunki),
- oraz – w niektórych przypadkach – powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD).
IOD – obowiązek czy dobra praktyka?
Powołanie IOD jest obowiązkowe m.in. dla podmiotów publicznych oraz tych organizacji, które przetwarzają dane w sposób wymagający regularnego monitorowania na dużą skalę. Choć wiele NGO formalnie nie musi powoływać IOD, jego obecność może znacząco poprawić poziom zgodności z przepisami RODO i budować zaufanie wśród partnerów i grantodawców.
Co ważne – koszt usługi IOD można zaplanować jako element realizowanego projektu.
IOD w projekcie – jak to zrobić?
Kiedy warto już na etapie wnioskowania uwzględnić koszty związane z obsługą RODO? Jeśli NGO planuje realizację projektu, np. finansowanego ze środków publicznych, funduszy unijnych, grantów krajowych czy międzynarodowych.
W praktyce oznacza to:
- wpisanie usługi IOD jako elementu kosztów zarządzania projektem,
- oszacowanie miesięcznego wynagrodzenia IOD (rynkowo to najczęściej outsourcing),
- opisanie zakresu jego działań: audyt, opracowanie dokumentacji, itp.
Taka praktyka nie tylko ułatwia zgodność z przepisami, ale także pokazuje profesjonalne podejście do zarządzania organizacją i projektem.
Co może zrobić IOD w NGO?
Inspektor Ochrony Danych nie jest tylko „papierowym” doradcą. Jego rola obejmuje:
- bieżące doradztwo w sprawach ochrony danych,
- kontrolę zgodności działań z przepisami RODO,
- przygotowanie i aktualizację dokumentacji,
- reagowanie na incydenty naruszenia danych,
- prowadzenie szkoleń dla pracowników i wolontariuszy,
- kontakt z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Wnioski
Ochrona danych osobowych w NGO to nie tylko obowiązek, ale i szansa na profesjonalizację działań. Uwzględnienie kosztów obsługi IOD w projektach to praktyczne i coraz częściej stosowane rozwiązanie, które warto znać i wdrażać.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak realizować obowiązki RODO w organizacji i jak wpisać IOD do projektów – zapraszamy na bezpłatny webinar już 29 lipca o godz. 10:00–11:00.
📌 Temat: RODO w NGO-sach – obowiązki i dobre praktyki
📝 Rejestracja: TUTAJ